Sinds een aantal jaar spreken we over ‘Het Nieuwe Werken’, ofwel HNW. Bij HNW hoort een vernieuwde fysieke werkplek, organisatiestructuur- en cultuur, managementstijl en mentaliteit van de werknemer en werkgever. Het doel van HNW is slimmer, efficiënter en effectiever werken door middel van: nieuwe technologieën, vormen van samenwerken en manieren van leidinggeven (minder hiërarchie, meer eigen verantwoordelijkheid). Bij HNW hoort ook een nieuwe vorm van vergaderen. Echter gebeurt dit in veel organisaties nog niet en besteden Nederlanders per maand gemiddeld zo’n 29 uur en 39 minuten aan vergaderen. In deze blog leggen wij de voordelen van het nieuwe vergaderen uit.
Formeel vergaderen is verleden tijd
Nederlanders besteden dus heel wat uurtjes aan vergaderen, terwijl 85% aangeeft achter hun bureau productiever te zijn dan tijdens vergaderingen. Vaak heb je zelf nog duizend-en-één dingen op je to-do lijst die op het moment van een lange vergadering belangrijker voelen. Daarbij komt nog eens dat ruim 58% vindt dat vergaderingen vaak geen duidelijke uitkomst heeft. 57% vindt vergaderingen saai en 65% vindt deze ook te formeel. Met een korte, informele vergadering kun je dezelfde uitkomst bereiken. Er zijn een aantal trucjes om een vergadering op een efficiëntere manier in te richten.
8 tips efficiënt vergaderen
Om efficiënt te kunnen vergaderen, worden de werknemers uitgenodigd die ook echt nodig zijn in het overleg, omdat men zonder hen niet verder komt in een bepaalde opdracht. Vergader dus alleen als het echt nodig is en houd het zo kort mogelijk. Skip de vergaderreeks en spreek dagdelen af waarop er eventueel een overleg ingepland kan worden.
- Agenda: werk zonder vooropgestelde agenda, maar maak de agenda aan het begin van de meeting. Om zo te voorkomen dat je het gaat hebben over zaken die aan het begin van de week nog relevant waren, maar nu niet meer. Bepaal ook hoeveel tijd er per agendapunt nodig is en wat het doel van dit punt is;
- Verdeel de taken: wie is de voorzitter van de vergadering? Wie maakt er actielijst (geen ouderwetse notulen!) die vervolgens met alle aanwezigen wordt gedeeld?;
- Overleg eens op een andere plek: denk bijvoorbeeld aan een restaurant of café;
- Schuif de tafel aan de kant: probeer eens een andere houding aan te nemen tijdens het vergaderen, door bijvoorbeeld staand te overleggen of ga in een kring zitten, zodat je elkaar écht kunt aankijken;
- Maak het overleg visueel: door het gebruik van sticky notes, whiteboards en flipovers;
- Betrek iedereen in het overleg: door iedereen in het begin van de vergadering iets te laten zeggen, zul je merken dat er actiever deelgenomen wordt aan het overleg. Vraag iedereen bijvoorbeeld kort te vertellen wat hen die dag te wachten staat en waar ze verwachten hulp bij nodig te hebben;
- Zorg voor iets te eten en drinken: eten en drinken helpt om de aandacht erbij te houden;
- Begin op tijd en stop op de afgesproken tijd: dit zorgt voor minder irritatie en stress. Wanneer de vergadering tot zijn einde is gekomen bedankt de voorzitter iedereen voor zijn/haar inbreng om zo op een positieve manier af te sluiten.
Natuurlijk kun je niet elke vergadering binnen een kwartier afsluiten, maar met bovenstaande tips moet het lukken om urenlange vergaderingen in te korten, zodat deze ook als productief en relevant ervaren zullen worden door alle aanwezigen.
Wil je vergaderen bij Station 026? Dan kan! Bekijk hier de mogelijkheden om een vergaderruimte te huren.
